みなさん、こんにちは😄
突然ですが、学生はなかなか企業や社会人の方にメールを送る機会ってないですよね？
しかし、大学生になって、就活を控え始めると、社会人や企業とメールをやり取りする機会がだんだん増えていきます！
そこで、今回は就活メールで必要な基本マナーとテンプレートの例文を解説していきます。
就活生の方、就活をしようと思っている方は、ぜひ参考にしてみてください👌
就活メールで守るべき基本マナー3選
就活メールと聞いてもピンとこない方もいると思います。
就活メールとは、企業や社会人の方に向けて就活に関するやり取りをするメールを指します。
具体的にいうと、選考の日程調整や、結果の報告、書類の提出などに関するメールです。
そんな就活メールを送る際に、学生が気を付けるべきマナーが存在します！
そこで、まず最初に就活メールを送る際に守るべき基本マナーを3つ解説していきます！
基本マナーを守って、印象の良い就活メールを送りましょう👍
１．24時間以内に返信する
まず、企業や社会人の方から就活メールが送られてきた時は、24時間以内できれば、メールを確認してすぐに返信をしましょう！
就活メールの中には、日程調整や選考結果の報告など、重要な内容が書かれています。
また、メールの返信によって、早急に対応しなければならないことが書いてあることもあります。
なので、就活メールが送られてきたら、できるだけ早く返信することを心がけてください👌
また、就活メールを返信する時は、企業の営業時間内・送り相手の都合の良い時間に送るようにしましょう！
なぜなら、返信する時間が相手の都合の悪い時間だと、印象が悪くなってしまうことがあるからです😓
そのため、就活メールは24時間以内かつ送り相手の都合を見た時間で返信すると良いです！
２．分かりにくいメールアドレスは使わない
次に、就活メールを送る時、分かりにくいメールアドレスは使わないようにしましょう！
企業の方が就活メールを送る際は、メールアドレスと学生の名前を確認します。
その際に、分かりにくいメールアドレスを使っていると本当にこのメールアドレスで合っているのかと疑問に思われます。
なので、就活メールで使用するメールアドレスは、できるだけシンプルな英数字にしましょう！👌
好きなキャラクターや芸能人の名前を使っているメールアドレスは就活向きではないですよね？
メールボックスの中で、重要な就活メールが埋もれないように、メールアドレスは、就活用とプライベート用で用意することをおすすめします👍
３．宛先・件名を勝手に変えない
最後に、送られてきた就活メールの宛先と件名は変えないようにしましょう！
まず、宛先を変えてしまうと、担当者に届かないなんて事態になりかねません。
また、企業はメールの内容が一目で分かるように件名を設定しています。
そのため、件名を変更すると返信メールに目を通してもらえない可能性もあります。
なので、就活メールの宛先と件名は勝手に変えないようにしてください🙆♀️
他の就活生の就活体験記を読みたい方は、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください！
就活メールでよく使う例文5選
さて、就活メールがどのようなものか理解できましたでしょうか？
基本マナーが分かっても、実際にメールを送ってみないとなかなかわかりづらいですよね？
そこで、ここからは就活メールでよく使うメールの例文を5つご紹介します！
- 質問メール
- 日程調整メール
- 提出物送付メール
- 選考辞退メール
- 選考お礼メール
上記のメールは、就活メールの中でも頻繁に送る内容です！
なので、きちんとした内容が送れるように例文で理解しましょう👍
１．質問メール
1つ目は質問メールです！
質問メールとは、企業や社会人の方に対して、学生側から質問を送るメールを指します。
具体的な内容としては、選考当日の持ち物や服装など、企業に確認しておきたいことです。
質問メールを送る際は、一目で分かる件名を付けることと、質問内容が伝わりやすい本文を書くことに特に注意しましょう！
では、早速質問メールの例文をご紹介します👍
今回は、説明会時の服装が知らされておらず、どの服装が適切かについて質問する場合のメールです👇
【件名】説明会の服装についての質問/ 大学名・氏名
【本文】
企業名・部署名・氏名
初めまして。
◯月◯日（◯）に行われる貴社の説明会に参加させていただきます、○○大学○○学部○○学科の△△と申します。
この度は、貴社の説明会時の服装についてご確認させていただきたく、ご連絡差し上げました。
先日送っていただいたご案内に、服装についてのご記載がなかったのですが、当日の服装はスーツでよろしいでしょうか。
お忙しい中、お手数をおかけし申し訳ございませんが、ご対応していただけると幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
——————————————————
氏名
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：
メールアドレス：
——————————————————
２．日程調整メール
2つ目は、日程調整メールです！
日程調整メールは、選考の日程を企業と直接調整する際のメールを指します。
日程調整メールを学生側から送る際は、希望の日程候補を3~5つ送るようにしましょう！
また、日程候補はできるだけ長い時間を送ることが望ましいです😃
企業側から、日程の候補が送られてきた場合は、その候補の中から希望日程を伝えましょう！
それでは、日程調整メールを学生側から送る時の例文をご紹介します！
【件名】面接の日程調整について（返信する際は変更しない）/ 大学名・氏名
【本文】
企業名・部署名・氏名
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の△△と申します。
先日は、1次選考の日程についてご連絡いただきありがとうございます。
希望の日程を以下に記載いたします。
・第1希望：◯月◯日（◯） 終日
・第2希望：◯月◯日（◯） ◯◯：◯◯〜◯◯：◯◯
・第3希望：◯月◯日（◯） 終日
・第4希望：◯月◯日（◯） ◯◯：◯◯〜◯◯：◯◯
お忙しいところ恐縮ですが、上記の日程でご調整いただけると幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。
——————————————————
氏名
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：
メールアドレス：
——————————————————
日程調整メールについて、他の場合の内容も知りたい方は、こちらをチェック👇
３．提出物送付メール
3つ目は、提出物送付メールです！
このメールは、メールに提出書類や課題などをPDFで送る際のメールです。
提出するPDFには、日付や氏名など分かりやすい名前を付け、重要な書類についてはパスワードを設定しておくと良いです！
ファイル名の例：211016tanakataro
提出物の送付について、指示があった場合にはその指示に従ってください！
特に、指示がない場合は以下のメールのように、提出物をメールに送付しましょう👍
【件名】履歴書の提出（返信する際は変更しない）/ 大学名・氏名
【本文】
企業名・部署名・氏名
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の△△と申します。
先日は、履歴書の提出に関してご連絡いただきありがとうございます。
指定の履歴書を作成いたしましたので、本メールに送付いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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氏名
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：
メールアドレス：
——————————————————
PDF添付
４．選考辞退メール
4つ目は、選考辞退メールです！
選考辞退メールとは、選考に進んだ後、辞退を申し出るメールを指します。
具体的には、日程調整をした後に辞退する場合や、選考を突破したが次の選考に進めない場合などです。
もし、辞退する場合には、日程調整のメールが送られてきた時は、選考結果が送られてきた時など、早急に辞退の旨を返信するようにしましょう。
今回は、1次選考結果報告メールに対して、2次選考を辞退するという旨で返信する際の辞退メール例文をご紹介します！
【件名】返信する場合のため変更しない
【本文】
企業名・部署名・氏名
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の△△と申します。
先日は、1次選考の結果と2次選考のご案内のご連絡いただきありがとうございます。
選考通過のご連絡をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございませんが、
一身上の都合により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいたこと、感謝いたします。
また、本来であれば、直接ご連絡するところをメールでのご連絡となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご活躍、ご発展をお祈り申し上げます。
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氏名
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：
メールアドレス：
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５．選考お礼メール
5つ目は選考お礼メールです！
選考お礼メールは、説明会出席後や面接後にお礼を伝えるメールです。
また、質問メールに返信があった場合や、必要な書類などが郵送されてきた場合にも、ぜひお礼メールを送りましょう！
お礼メールは、できるだけ早く、なるべく当日中に送ると良いです👌
今回は、面接を受けた後に送るお礼メールの例文をご紹介します！
お礼メールで、より良い印象をもってもらえるようにしましょう！
【件名】本日の面接のお礼/ 大学名・氏名
【本文】
企業名・部署名・氏名
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の△△と申します。
本日は、お忙しい中、面接のお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
本日、〇〇様とお話しさせていただき、貴社で働きたいという意志がより一層強くなりました。
ぜひ、次回の選考時にも貴社に対する思いをお伝え出来たら幸いです。
末筆ながら、本日の面接のお礼を申し上げるとともに、貴社の益々のご発展と皆さまのご健勝をお祈り申し上げます。
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氏名
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 ◯年
電話番号：
メールアドレス：
——————————————————
就活メールについては、こちらも記事も参考にしてみてください！
【メール例文＆マナー】面接日程調整・履歴書送付・変更・面接辞退・内定返信など企業へのメールの書き方。ありがち減点ポイントは？
就活メールを送る前に確認すべきこと
ここまでの解説で、就活メールの内容や送り方を理解していただけたと思います！
さて、例文を参考に実際に就活メールを送ろうと考えている方もいると思いますが、送信する前にやるべきことがあと3つあります！
失礼のない就活メールを送るためにも、送信前は以下のことを再確認しましょう👇
- 誤字脱字がないか
- 送り先・件名は合っているか
- 送信時間は適切か
せっかく良い内容を書いても、誤字脱字があったり、送り先が間違っていたりしたら意味がありませんよね？
また、一目で内容が分かる件名でないと、メールを開いてもらえない可能性もあります😂
なので、上記3つのことを再確認してから、24時間以内の返信、企業の営業時間内にメールを送りましょう！
就活メールはマナーを守って印象の良いメールを送ろう！
今回は、就活メールの基本マナーと、よく使うメールの例文を解説してきました！
就活メールを送る準備はできましたでしょうか？
就活メールは、基本マナーを守って、相手が読みやすいメールを送ることが重要です！
また、メールからで送り主の印象が付くので、できるだけ印象が良くなる就活メールを送りましょう👍
それでは、ぜひ本記事を参考に就活メールを送ってみてくださいね😄
GeekLoungeマガジンでは、就活に役立つ記事を他にも掲載しているので、ぜひご覧ください！
